In den ersten beiden Teilen unseres Black Friday Specials haben wir uns der Frage gewidmet, wie sich ein Onlineshop ideal auf die größte Rabattaktion des Jahres vorbereiten kann. Sowohl die von uns interviewten Experten als auch unser eigenes Team waren sich dabei einig, dass die häufigsten Schwierigkeiten für den E-Commerce dabei vor allem im Fulfillment-Bereich liegen.

In unserem letzten Beitrag zu Onlinehandel und Black Friday geht es deshalb um die praktische Umsetzung unserer Tipps. Anhand der größten Herausforderungen zum Event zeigen wir, wie Alaiko euch und euren Shop zur Peak Season unterstützt und zahlreiche der typischen Probleme erst gar nicht entstehen lässt. 

Außerdem erzählt uns das Team von MagicHolz, wie Alaiko’s Fulfillment ihnen zum vergangenen Black Friday den Rücken gestärkt hat.

Erfolgreiche Peak Season: So unterstützt euch Alaiko

Um zu verdeutlichen, wie die Black Week und Peak Season mithilfe von Alaiko gemeistert wird, haben wir uns die vier größten Fallstricke zum Event herausgegriffen. Welche Vorteile ergeben sich durch den Einsatz des Fulfillments und des Alaiko Operating Systems? 

Blick nach vorn: Forecast

Eine frühzeitige Planung ist für die erfolgreiche Organisation der Peak Season essenziell. Denn läuft hier etwas schief, sind die Folgen meist katastrophal und ziehen sich wie ein Lauffeuer durch die gesamte Logistikkette bis hin zu den Endkund:innen. 

Ein durch Fehlplanung ausgelöster Rückstau in der Warenannahme etwa führt dazu, dass Artikel nicht zeitnah ins Lager eingebucht werden können. In Folge werden von Käufer:innen bereits aufgegebene Bestellungen nicht rechtzeitig versandt oder womöglich sogar nachträglich als Out-of-Stock markiert. Zurück bleiben frustrierte Kund:innen und Chaos im Lager.

Alaiko unterstützt Händler:innen deshalb gezielt in ihrer Peak Season-Planung. Dazu gehört ein Forecast: Mit wie vielen Bestellungen ist zu rechnen, wie viele Produkte müssen eingelagert werden? Auf Basis des Forecasts wird die benötigte Ware bestellt und das nötige Personal für die heiße Zeit im E-Commerce eingeplant.

Dank digitaler Avisierung werden sämtliche Ressourcen für den Wareneingang rechtzeitig und zielgerichtet reserviert und zugeordnet.  Eine Katastrophe wie der erwähnte Warenrückstau ist so nahezu ausgeschlossen – sämtliche eingehende Waren werden unverzüglich angenommen, eingebucht und sind bereit für den Versand. 

Effiziente Datenübertragung: Live-Stock-Sync

Mit dem Wareneingang ist es aber noch nicht getan: Selbst, wenn ein Rückstau ausbleibt, ist ein Debakel noch lange nicht ausgeschlossen. Denn mit dem zur Peak Season üblichen Mehr an eingehenden Bestellungen geht nur schnell eine chaotische Kommunikation zwischen Lager und Shop einher.

Hier die Übersicht zu behalten – besonders wenn Bestände zwischen Shop und Lager manuell abgeglichen werden – ist schwierig. So sind Überverkäufe ausverkaufter Artikel oder falsche Out-of-Stock-Meldungen oftmals die Folge.

Mit Alaiko werden solche oder ähnliche Desaster effektiv verhindert: Die Synchronisation mit dem Shop findet in Echtzeit statt. In der Praxis bedeutet das: Der im Store angezeigte Bestand entspricht dem aktuellen Lagervorrat. Überverkäufe oder inkorrekte Out-of-Stocks gehören der Vergangenheit an. 

Zuletzt ist es selbstverständlich möglich, in Alaiko einen Sicherheitsbestand zu definieren. Wird dieser vom Lager unterschritten, erfolgt umgehend eine Benachrichtigung und die rechtzeitige Nachbestellung des begehrten Artikels kann unverzüglich in die Wege geleitet werden.

Personelle Ressourcen entlasten: Automatisierung

Ein weiteres häufig auftretendes Problem zur Peak Season im E-Commerce ist der Personalmangel. Der Mehraufwand an Arbeit lässt sich meist nur durch die kurzfristige Einstellung neuer Mitarbeiter:innen bewältigen, die natürlich auch noch angelernt werden müssen.

In der aktuellen Situation – und absehbar auch auf längere Sicht – ist es allerdings schwer, zuverlässiges Personal zu finden, das außerdem bereit ist, sich nur für wenige Tage einstellen zu lassen. Arbeitskraft ist rar und teuer.

Deshalb setzt Alaiko in hohem Maße auf Automatisierung und Digitalisierung. Das beinhaltet neben sämtlichen Prozessen im Lager – vom Wareneingang bis zum Versand –   auch die Kundenkommunikation oder die Abwicklung von Retouren. So lassen sich zahlreiche Vorgänge ganz ohne zusätzlichen Personalaufwand erledigen und laufen zuverlässiger ab, als durch die Arbeit neuer Kolleg:innen, die mit den Prozessen noch nicht vertraut sind.

Mitwachsen: Flexible Warehouse-Kapazitäten

Die letzte und vielleicht größte Herausforderung, die wir ansprechen möchten, ist, dass viele Warehouses häufig nicht auf hohe Bestellsprünge und die damit verbundenen Aufgaben vorbereitet sind. Denn für einen reibungslosen Ablauf sämtlicher Prozesse zur Peak Season reicht eine große Lagerhalle alleine nicht aus.

Mit Alaiko müsst ihr euch hier keine Sorgen machen. Unser Lagernetzwerk besitzt über 100.000 Fachbodenplätze und mehr als 60.000 Stellplätze für Paletten. Auf Bestellsprünge und den Eingang ungewöhnlich großer Warenmengen können wir also problemlos reagieren. 

Unser Multi-Carrier-Netzwerk garantiert euch freie Lieferkapazitäten auch zu den größten Stoßzeiten – in Deutschland und über seine Grenzen hinaus – und unsere Kooperation mit zahlreichen Speditionsdienstleistern sorgt für Unterstützung ab der ersten Meile.

Kundenstimmen: Das sagt MagicHolz zur Peak Season mit Alaiko

Wesentlich mehr Gewicht als unsere eigenen Worte besitzt natürlich die Erfahrung eines Unternehmens, das bereits einen Black Friday mit Alaiko erfolgreich hinter sich gebracht hat. Ein Unternehmen wie MagicHolz zum Beispiel, dessen Geschäftsführer Lars Leenen und Chris Drews uns an dieser Stelle die wichtigsten Fragen beantworten.

Das ist MagicHolz

Wie der Name bereits vermuten lässt, kombiniert MagicHolz die Faszination des natürlichsten aller Rohstoffe mit der Magie, die in jedem/jeder von uns das innere Kind wachwerden lässt. Kund:innen finden 3D-Puzzle, Rätselboxen und Miniaturhäuser aus Holz, die nicht nur bei Tüftlern und Bastlern für Begeisterung sorgen.

Gegründet wurde MagicHolz 2020 in Esslingen am Neckar. Trotz eines vergleichsweise kleinen Teams konnte MagicHolz den Bestellansturm zwischen Black Friday und über das Weihnachtsfest hinaus, mühelos meistern. Welche Erfahrungen sie dabei gemacht haben, beantworten sie in:

Vier Fragen an MagicHolz

Welches zusätzliche Bestellvolumen kam während der Peak Season 2021 auf euch zu und wie seid ihr vor Alaiko damit umgegangen?

Lars: Zum Jahresende waren die Bestellungen circa 20-mal höher als in den Monaten davor. Daraus ergaben sich in der Vergangenheit zahlreiche Probleme: Eingehendes Inventar wurde von Hand aktualisiert, der Datentransfer zwischen uns und unserem Fulfiller erfolgte über Excel-Tabellen. Das war nicht nur langsam und schlecht skalierbar, sondern vor allem extrem fehleranfällig.

Wie hat Alaiko euch dabei geholfen, eure größten Pain Points abzustellen?

Lars: Seit wir zu Alaiko gewechselt haben, gehen bei uns selbst massive Bestellsprünge vollkommen stressfrei über die Bühne. Unsere gesamte Logistik erledigen wir jetzt über ein einziges Interface; ganz ohne lästige Telefonate oder E-Mail-Verkehr. Die Kommunikation zwischen uns und Alaiko funktioniert vollständig digital und zu großen Teilen automatisiert. Das ist effizient und wir haben wieder viel Zeit für unser Kerngeschäft.

Gibt es Aspekte, die euch speziell zur Peak Season besonders entlastet haben?

Lars: Ja, zu den Peaks hat uns vor allem die extreme Skalierbarkeit der Lösung weitergeholfen. Gerade zur Weihnachtszeit ist die Nachfrage nach nostalgischen Geschenken groß, aber Lager und Logistik von Alaiko wachsen ganz selbstverständlich und ohne weiteres Zutun mit. Allerdings nicht nur dann: Unser Business ist in den letzten zwei Jahren insgesamt stark gewachsen und auch dabei konnten wir von der Skalierbarkeit im Fulfillment stark profitieren.

Was möchtet ihr unseren Lesern in Bezug auf Alaiko noch mit auf den Weg geben?

Lars: Vor allem, dass die verbesserte Post-Purchase-Experience nicht nur uns, sondern insbesondere unsere Kund:innen begeistert. Falsch gepackte Pakete oder verschleppte Lieferungen gibt es bei uns nicht mehr. Jede Sendung erreicht die Käufer:innen rechtzeitig und vollständig. Und sollte es tatsächlich mal etwas zu beanstanden geben, dann ist der Retourenprozess genauso schnell und effizient wie der Rest unserer Logistikkette. Deshalb kaufen Kund:innen gerne wieder bei uns ein und empfehlen uns weiter.

Eine stressfreie Peak Season mit Alaiko 

Die Black Week oder auch das Weihnachtsgeschäft müssen also nicht in schlaflosen Nächten und grauen Haaren enden – wenn ihr den richtigen Partner an eurer Seite habt. Alaiko entlastet euch, sorgt für Kontrolle und skaliert auch bei extremen Bestellsprüngen problemlos mit.

Solltet ihr euch noch rechtzeitig zum Black Friday bestens auf den Kundenansturm vorbereiten wollen, dann stehen wir gerne für euch bereit. Vereinbart einfach einen Gesprächstermin und wir beantworten alle noch offenen Fragen.

Titelbild von Tamanna Rumee. Weiteres Bild Screenshot von MagicHolz.