Bedeutung von Chargen und Mindesthaltbarkeitsdatum im Fulfillment

In der Welt des Fulfillments spielen Chargen und das Mindesthaltbarkeitsdatun eine entscheidende Rolle. Sie beeinflussen die Lagerhaltung, Produktqualität und Kundenzufriedenheit. Und es ist nicht immer einfach, den Überblick über die chargenbezogenen Lagerbestände zu behalten. In diesem Beitrag sehen wir uns genauer an, warum die beiden Themen wichtig sind und wie ihr im Fulfillment und darüber hinaus mit ihnen umgehen könnt.

Wir verraten euch, in welchen Bereichen die chargenreine Lagerung und Mindesthaltbarkeitsdaten besonders wichtig sind und warum die Einhaltung dieser Vorgaben euren Geschäftserfolg beeinflusst.

Chargen (oft auch LOT genannt) sind bestimmte Mengen von Produkten, die unter denselben Bedingungen hergestellt oder verarbeitet wurden. Mit Chargen stellt ihr eine einheitliche Qualität und Möglichkeiten zur Identifikation sicher. Deshalb erhält jede Charge eine eindeutige Chargennummer, oder auch LOT-Nummer. Mit ihr kann ein Produkt auf Erzeuger und Inhaltsstoffe zurückgeführt werden. Besonders in der Pharmazie, Lebensmittelbranche sowie bei Kosmetika sind Chargen enorm wichtig, denn hier ist die Rückverfolgbarkeit von Produkten und die Gewährleistung der Produktqualität essentiell. Durch die Verwaltung und Nachverfolgung von Chargen können Unternehmen schnell auf Qualitätsprobleme reagieren, Rückrufaktionen durchführen und die Einhaltung von Vorschriften sicherstellen.

Das Lot-Tracking, oder auch Chargenrückverfolgung, verfolgt den Weg einer Produktcharge über die gesamte Supply Chain – von der Herstellung bis zu den Endverbraucher:innen. Produkte, die von Qualitätsproblemen oder Rückrufaktionen betroffen sind, werden so präzise und schnell identifiziert. In einigen Branchen, wie beispielsweise in der Lebensmittel- und Kosmetikindustrie, besteht sogar eine gesetzliche Verpflichtung zur Chargenrückverfolgung.

Chargen- bzw. LOT-Nummern bestehen in der Regel aus einem Buchstaben und einzelnen Nummern. Der Buchstabe steht für den Herstellungsmonat. In unserem Beispiel steht der Buchstabe G für den Monat Juli. Die weiteren Nummern geben Auskunft über das Produktionsdatum sowie das früheste Verfallsdatum.

Hier seht ihr, welche Auskünfte über ein Produkt anhand der Chargennummer ermittelt werden können:

Um eine Charge nahtlos zurückverfolgen zu können, sind neben den Lot-Nummern auch andere Komponenten gesetzlich festgeschrieben. Dazu gehören z.B.:

• Volumen und Menge
• Lieferanteninformationen (Name und Adresse)
• Identifikation der Roh-, Hilfs- oder Betriebsstoffe
• Produktangaben
• Datum des Produktionszeitraums

Für den Fall, dass ein Produkt zurückgerufen werden muss, könnt ihr dieses zum Beispiel über Warenwirtschafts- oder ERP Systeme (Billbee, Xentral & Co) nahtlos rückverfolgen.

Das LOT-Tracking bzw. die Chargenrückverfolgung gewährleisten Qualität, Sicherheit und Transparenz entlang der Lieferkette. Aber nicht nur das – sie hat auch erhebliche Auswirkungen auf die Lagerhaltung. Nur die Kennzeichnung der Chargen ermöglicht eine chargenreine Lagerung. Aber was bedeutet das? Ganz einfach: Jeder Lagerplatz wird nur mit einer bestimmten Charge belegt. Hierzu braucht es ein effizientes Lagerverwaltungssystem. Fulfillment-Dienstleister helfen dabei, diese Prozesse zu automatisieren und schaffen Transparenz für die Käufer:innen.

Andere wichtige Aspekte der Chargenrückverfolgung im Fulfillment sind unter anderem:

• Qualitätskontrolle: Die Qualität der gepackten Sendungen muss stimmen, besonders dann, wenn Unternehmen ihr Fulfillment auslagern.
• Produktrückrufe ermöglichen: Hier müssen eventuell betroffene Chargen sowie zugehörige Bestellungen schnell identifiziert werden, um potenzielle Gefahren und Qualitätsprobleme zu eliminieren.
• Effizienz in der Lagerhaltung: Die Optimierung von Prozessen, Ressourcen und Systemen versichert einen reibungslosen Fluss von Waren, eine maximale Ausnutzung des verfügbaren Platzes und sorgt gleichzeitig für eine Kostenminimierung.
• Kundenzufriedenheit stärken: Indem ihr sicherstellt, dass Käufer:innen nur einwandfreie Produkte erhalten sorgt ihr mit einer herausragenden Produktqualität für die Erfüllung der Kundenbedürfnisse.

Ein weiterer wichtiger Punkt in der effizienten und vor allem sicheren Lagerhaltung: MHDs der Produkte. Auch hier ist die Einhaltung einiger wichtiger Punkte essenziell. Diese zeigen wir euch jetzt.

Der Begriff des Mindesthaltbarkeitsdatum (MHD) wird in der Logistik verwendet, um den Zeitraum anzugeben, innerhalb dessen ein Produkt bei richtiger Lagerung seine Qualität behält. Das MHD wird normalerweise auf verderblichen Produkten wie Lebensmitteln und Arzneimitteln angegeben, aber z.B. auch bei Kosmetik. Laut dem Bundesamt für Verbraucherschutz und Lebensmittelsicherheit müssen gemäß Artikel 19 der EU-KosmetikV MHDs angegeben werden, sofern die Haltbarkeit 30 Monate oder weniger beträgt.

Nur wenn ihr das MHD bei der Lagerung und beim Versand berücksichtigt, stellt ihr sicher, dass die Produkte rechtzeitig vor Ablauf des MHDs bei den Käufer:innen entsprechend priorisiert werden. Dann ist eine möglichst lang verbleibende Haltbarkeit nach dem Kauf gewährleistet.

Hersteller und Labore führen Tests und Analysen durch, um die Mindesthaltbarkeit von Produkten zu berechnen. Dabei werden verschiedene Faktoren berücksichtigt, wie die Zusammensetzung, die Art der Inhaltsstoffe, die Lagerbedingungen und die erwartete Haltbarkeit. Hier ist zwischen dem Mindesthaltbarkeitsdatum und dem Verbrauchsdatum zu unterscheiden.

Wenn das Mindesthaltbarkeitsdatum abgelaufen ist, bedeutet es in der Regel nicht, dass beispielsweise ein Lebensmittel verdorben ist. Denn es gibt nur an, bis wann ein Produkt unter angemessener Lagerung seine Eigenschaften behält. Bis zu diesem Datum ist ein Produkt also optimal. Danach wird es aber nicht zwangsläufig ungenießbar oder gesundheitsgefährdend.

Bei Kosmetikprodukten gelten ähnliche Vorschriften. So werden die Kosmetikartikel mit unterschiedlicher Haltbarkeit deklariert:

• Weniger als 30 Monate Haltbarkeit: Hier muss das Symbol einer Eieruhr oder der Wortlaut “Mindestens haltbar bis” unter Angabe des Datums verwendet werden.
• Mehr als 30 Monate Haltbarkeit: Für eine längere Haltbarkeit wird das Symbol eines geöffneten Cremetiegels verwendet. Darauf steht dann die Verwendungsdauer nach Öffnung. Beispielsweise gibt das Symbol mit der Angabe von 6 M an, dass dieses Produkt nach der Öffnung für die ersten 6 Monate gefahrlos verwendet werden kann.

Anders bei einem Verbrauchsdatum. Dies gilt beispielsweise für mikrobiologisch sehr leicht verderbliche Lebensmittel. Verpackungen müssen daher die Aufschrift “verbrauchen bis …” tragen, da hier nach Ablauf des Datums mikrobiologische Risiken für die menschliche Gesundheit drohen. Wichtig ist hier vor allem die angegebene Beschreibung der Lagerung, wie zum Beispiel die Kühltemperatur.

Das Datum der Mindesthaltbarkeit hängt also von vielen Faktoren ab. Um diese optimal zu gewährleisten, spielt die richtige Lagerung der Produkte eine essenzielle Rolle – vom Weg ab Herstellung bis zu den Endkund:innen.

Im Fulfillment müsst ihr bzw. euer Dienstleister auf das Mindesthaltbarkeitsdatum achten, denn:

Die Kundenzufriedenheit spielt eine zentrale Rolle: Fulfillment-Dienstleister sind dafür verantwortlich, die Bestellungen der Käufer:innen ordnungsgemäß zu bearbeiten und sicherzustellen, dass sie qualitativ hochwertige Produkte erhalten. Durch die sorgfältige Überprüfung Beachtung der MHDs im Fulfillment stellt ihr sicher, dass nur einwandfreie Produkte geliefert werden, was wiederum zu einer höheren Kundenzufriedenheit führt.

Unternehmen müssen gesetzliche Bestimmungen einhalten: In der Europäischen Union gibt es Vorschriften, die die Kennzeichnung und den Verkauf von Produkten mit abgelaufener Haltbarkeit regeln. Shops können rechtliche Probleme vermeiden und mögliche Bußgelder oder Sanktionen verhindern.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist die Vermeidung von Rücksendungen. Wenn Kund:innen Produkte mit abgelaufener Haltbarkeit erhalten, werden sie höchstwahrscheinlich eine Retoure veranlassen. Das führt zu zusätzlichen Kosten und Aufwand im Fulfillment. Durch die strikte Beachtung der Mindesthaltbarkeit werden diese Kosten minimiert.

Die Verwaltung von Chargen und MHDs beinhaltet einige Herausforderungen. Um eine effiziente Verwaltung von Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten zu gewährleisten, müssen wir effektive Systeme und Prozesse implementieren. Einige Fulfillment-Dienstleister bieten hier smarte Lösungen, die die Komplexität der Verwaltung von Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten aufbrechen.

Einige Faktoren machen die Verwaltung von Chargen und MHDs sehr komplex. Größere Produktmengen müssen genau überwacht und dokumentiert werden. Genauso kann die Verfolgung und Verwaltung einzelner Chargen sehr zeitaufwendig und fehleranfällig sein. Deshalb braucht es eine reibungslose Koordination zwischen den verschiedenen Unternehmensbereichen, wie beispielsweise eine nahtlose Kommunikation und einen effektiven Informationsfluss zwischen Einkauf, Lagerhaltung, Vertrieb und Marketing.

Auch die gesetzlichen Anforderungen bei der Chargen- und Mindesthaltbarkeitsverwaltung erhöhen zusätzlich die Komplexität. Um ablaufende Produkte rechtzeitig zu identifizieren und Verluste zu minimieren, ist eine effiziente Bestandsverwaltung und Prognosefähigkeit erforderlich. Mitarbeiter:innen müssen entsprechend geschult werden, um angemessen mit abgelaufenen Produkten umzugehen.

Die effektive Verwaltung von Chargen und MHDs im Fulfillment ist wichtig, um die Qualität von Produkten sicherzustellen und Risiken zu minimieren. Unternehmen können Best Practices anwenden, um diese Aufgabe erfolgreich zu bewältigen, z.B.:

• Lagerhaltung: Zuweisung spezieller Lagerbereiche für Produkte mit unterschiedlichen Chargen und MHDs. Dies ermöglicht eine bessere Kontrolle und Organisation der Bestände. Ohne Echtzeit-Transparenz der Lagerbestände kann es schwierig sein, genau zu wissen, wie viele Produkte man vorrätig hat. Dies gilt insbesondere für Informationen zum Mindesthaltbarkeitsdatum und zur Charge. Ihr müsst wissen, welche Produkte bald ablaufen, so könnt ihr mit Rabatten den Absatz fördern, bevor die Haltbarkeit erreicht ist.
• Erstes rein, erstes raus (FIFO) Prinzip: Die Kommissionierung von Produkten nach dem FIFO-Prinzip (First in, first out) ist für die Verwaltung von Mindesthaltbarkeitsdaten und Chargen enorm wichtig. Dadurch stellt ihr sicher, dass die Produkte mit der kürzesten Restlaufzeit zuerst kommissioniert und versandt werden. So sinkt das Risiko, dass Kund:innen abgelaufene Produkte erhalten. Stattdessen sendet ihr ihnen Produkte mit der längstmöglichen Haltbarkeit, was die Kundenzufriedenheit erhöht und das Risiko von Produktrückrufen verringert.
• Verfolgungssystem: Die Nutzung von Systemen zur Verfolgung von Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten verbessern die Zuverlässigkeit. Das kann eine spezielle Software oder ein Barcode-System sein, um den Überblick über die Bestände zu behalten.
• Regelmäßige Bestandsprüfung: Durch regelmäßige Bestandsprüfungen stellt ihr sicher, Produkte mit kürzeren Mindesthaltbarkeitsdaten zu identifizieren und den Verkauf entsprechend zu planen.
• Kennzeichnung: Jede Charge sollte eindeutig gekennzeichnet sein, um Verwechslungen zu vermeiden. Dazu gehören Informationen wie z.B. Chargennummer, Herstellungsdatum und Mindesthaltbarkeitsdatum.
• Rückverfolgbarkeit: Mit einem Rückverfolgbarkeitssystems könnt ihr im Falle von Produktrückrufen oder Qualitätsproblemen schnell und präzise reagieren. Betroffene Chargen werden identifiziert und es können entsprechende Maßnahmen ergriffen werden. Mit Alaiko könnt ihr zudem alle betroffenen Aufträge exportieren, um die jeweiligen Käufer:innen per E-Mail zu informieren, falls sie diese im Falle eines Rückrufs schnell informieren müssen.
• Sperren von Chargen auf Basis des Lagerungsortes: Manchmal müssen bestimmte Chargen für den Kommissioniervorgang gesperrt werden. Dies kann aus einer Vielzahl von Gründen geschehen, z. B. durch eine Qualitätskontrolle oder bei Produktrückrufen. Die Möglichkeit, bestimmte Produkte für die Kommissionierung zu sperren, ist hilfreich. Dies kann auch bei Kampagnen zu einer bestimmten Produktedition nützlich sein. So könnt ihr sicher gehen, dass die Chargen nicht verwechselt werden.
• Entsorgung von abgelaufenen Produkten: Die Nutzung einer effizienten Entsorgungsstrategie für abgelaufene Produkte stellt sicher, bereits abgelaufene Produkte nicht mehr zu verwenden.

Die Beachtung von Chargen und MHDs erstreckt sich natürlich nicht nur auf das Fulfillment, sondern z.B. auch auf:

1. Produktentwicklung und Marketing: Bei der Entwicklung neuer Produkte oder bei Marketingaktionen sind Chargen- und Haltbarkeitsdaten zu berücksichtigen. Ein Beispiel hierfür ist die sorgfältige Planung von Kampagnen, um sicherzustellen, dass die Produkte während der Aktion noch ausreichend haltbar sind. Andersherum können Marketingaktionen aber auch genutzt werden, um bald ablaufende Produkte gezielt abzuverkaufen. Es gilt also: Die Produktverfügbarkeit und Haltbarkeit müssen gut aufeinander abgestimmt sein, um Kundenfrust zu vermeiden.
2. Qualitätssicherung und Compliance: Chargen- und Haltbarkeitsdaten spielen eine wichtige Rolle bei der Qualitätssicherung und Einhaltung gesetzlicher Vorschriften. Die Überwachung und Dokumentation von Chargen- und Haltbarkeitsinformationen ist entscheidend.
3. Kundenservice und Reklamationen: Im Kundenservice müssen Mitarbeitende geschult sein, um Anfragen oder Reklamationen bezüglich abgelaufener Produkte angemessen zu behandeln. Kundenservice-Teams sollten über die aktuellen Haltbarkeitsdaten informiert sein und geeignete Lösungen anbieten, wie beispielsweise Rückerstattungen oder den Austausch von Produkten.

Es ist wichtig, dass Chargen- und Haltbarkeitsdaten in verschiedenen Unternehmensbereichen koordiniert werden. Durch die Integration dieser Informationen in die verschiedenen Geschäftsprozesse gewährleistet ihr einen reibungslosen Betrieb und zufriedene Käufer:innen.

Chargen und Mindesthaltbarkeitsdaten sind immens wichtige Informationen, die es für E-Commerce Shops zu berücksichtigen gilt. Sie haben nicht nur Einfluss auf Lagerung und Fulfillment, sondern auch auf die Qualitätssicherung sowie die Kundenzufriedenheit. Arbeitet ihr bzw. eure Dienstleister hier sauber, schafft ihr die bestmögliche Transparenz.

Das Titelbild stammt von Chuttersnap auf unsplash.com, das andere Bild von Karolina Grabowska auf pexels.com