Dem Zahlungsabgleich zwischen euren Zahlungen und euren Bestellungen geht aber natürlich die Rechnungsstellung und der Versand der Rechnung vorweg. Die automatisierte Erstellung und der automatisierte Versand einer Rechnung an Kund:innen zählt zu den Klassikern unter den Automatisierungen und ist häufig der Einstieg für Online-Händler:innen in die Welt der Automatisierungen.
1.3. Kundenkommunikation automatisieren
Die Anzahl der E-Mails, die ein:e Kund:in im Laufe ihres Bestellprozesses erhält, ist nicht zu unterschätzen. Bestellbestätigungen, Versandbestätigungen mit oder ohne Trackinginformationen und Bewertungsanfragen nach Abschluss der Bestellung sind nur ein paar wenige Beispiele. Diese E-Mails bedürfen auch jedes Mal bestellspezifische Daten, wie bspw. Bestellnummern, Rechnungsnummern oder der Name eurer Kund:innen.
Mithilfe von automatisierten Kundenbenachrichtigungen auf Basis des Status, in dem sich eine Bestellung befindet, könnt ihr euch eine Menge Zeit sparen. Vorbei sind die Zeiten, in denen ihr aus Textbausteinen und den Bestelldaten alle E-Mails einzeln zusammenkopiert habt. Sind eure Automatisierungen erst einmal ausgereift und gut aufeinander abgestimmt, müsst ihr keine dieser E-Mails mehr selbst schreiben. Und das Beste: Eure E-Mails verlieren nicht die persönliche Note, da Daten aus Bestellungen automatisch eingefügt werden. So könnt ihr auch weiterhin Kund:innen persönlich ansprechen, ohne jeden Namen einzeln in die E-Mails einzufügen.
1.4. Eurer Kreativität sind keine Grenzen gesetzt
Die Automatisierung der Bestandsverwaltung, des Zahlungsmanagements und der Kundenkommunikation sind nur drei Teilbereiche, die ihr in eurem Online-Business automatisieren könnt. Doch die Möglichkeiten, wie ihr Automatisierungen einsetzen könnt, sind unerschöpflich und ganz an eure individuellen Workflows anpassbar. So könnt ihr z. B. auch die folgenden Dinge automatisieren:
- Automatisierte Exporte (bspw. DATEV-Exporte an Steuerbüros)
- Automatisierte Erstellung von Versandlabels
- Automatisiertes Fulfillment mit Partnern wie Alaiko
- Automatisierter Versand von digitalen Goodies zur Kundenbindung
- Verkettung von verschiedenen Automatisierungen (sodass z. B. die Versandbestätigung inkl. Trackinginformationen automatisch versendet wird, wenn die Zahlung der Bestellung zugeordnet wurde)
2. Das richtige Tool für Automatisierungen finden
Der Markt für Softwarelösungen, die Automatisierungen anbieten, umfasst mehrere Seiten der Google-Suche. Viele Tools ähneln sich, weshalb es schwierig sein kann, die richtige Lösung für die eigenen Anforderungen zu finden. Wir haben drei Fragen zusammengestellt, die euch bei der Tool-Auswahl helfen können:
2.1. Können alle relevanten Schnittstellen an das Tool angebunden werden?
Als Online-Händler:innen nutzt ihr wahrscheinlich eine recht große Menge an Tools und Softwarelösungen für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle. Für euer Shopsystem (bspw. Shopify oder WooCommerce) und die Marktplätze, auf denen ihr verkauft (z.B. Amazon oder eBay), ist es unabdingbar, dass sie an euer gewähltes Tool zur Automatisierung eurer Auftragsabwicklung angebunden werden können. Denn auch erst dann, wenn all eure Bestelldaten in nur einem Tool zusammenlaufen, könnt ihr die die vollen Potenziale der Automatisierungen ausschöpfen.
Aber ihr nutzt höchstwahrscheinlich noch viele weitere Anbieter für die Auftragsabwicklung. Dazu gehören Versanddienstleister (wie bspw. DHL oder Hermes), Zahlungsanbieter (bspw. PayPal oder Klarna), Buchhaltungssysteme (z. B. sevDesk oder Lexoffice) oder Fulfillmentdienstleister wie Alaiko. Daher solltet ihr darauf achten, dass auch diese Anbieter an das Tool zur Automatisierung angebunden werden können, denn nur eine vollumfängliche Integration aller von euch genutzten Lösungen erleichtert eure tägliche Arbeit.
