Shop-Optimierung: Der Basic-Guide für effizientere Workflows im Onlinegeschäft

Wenn Onlinehändler*innen über Shop-Optimierung nachdenken, geht es meist um eine Steigerung der Conversion Rate, also der Zahl der Interessent*innen, die ihren Einkauf im Shop auch wirklich abschließen. Und natürlich muss das früher oder später auch das Ziel sein: Mehr Käufer*innen bedeuten schließlich mehr Umsatz und somit Wachstum.

Bevor du dich intensiver mit der Conversion Rate auseinandersetzt, lohnt es sich allerdings, erst eine ganz andere Form der Shop-Optimierung für dein Onlinegeschäft in Angriff zu nehmen – denn um mehr Kund*innen den bestmöglichen Service zu bieten, brauchst du auch mehr Zeit und Energie.

Weil aber Unternehmenswachstum nicht bedeuten sollte, dass du am Ende rund um die Uhr arbeitest, lohnt es sich, zuallererst zu prüfen, welche Workflows deines Shops sich ein wenig effizienter gestalten lassen. Welche Aufgaben kannst du so miteinander verbinden, dass Synergie entsteht – und welche Abläufe lassen sich vielleicht teilweise automatisieren, sodass du sie nur noch in Gang setzen musst, anstatt immer wieder von vorn anzufangen?

In diesem Artikel zeigen wir dir, wie du deine Workflows auf Verbesserungspotenzial untersuchen und digitale Schnittstellen in deinem Unternehmen nutzen kannst, um deinen Onlineshop zu optimieren.

Produkte und Angebote ändern sich und auch das Layout deines Onlineshops entwickelt sich mit deiner Corporate Identity weiter. Nur eines bleibt im Onlinehandel immer gleich: die grundlegenden Aufgaben in der Auftragsabwicklung. Rechnungen und Packlisten, Kommissionieren, Verpacken und die begleitende Kommunikation mit deinen Kund*innen lassen sich einfach durch nichts ersetzen.

Um die Abläufe in deinem Onlinegeschäft nachhaltig zu optimieren, lohnt es sich daher, zuallererst die Auftragsabwicklung Schritt für Schritt auf mögliche Synergien zu untersuchen. Das Ziel dabei? Mehr Zeit für das, was dein Unternehmen voranbringt – und weniger Aufwand in der Buchhaltung.

1. Verbinde die Rechnungsstellung mit den Vorbereitungen für die Steuer

Zugegeben, es hat durchaus Vorteile, Rechnungen von Hand zu schreiben: So siehst du, wie sich dein Unternehmen entwickelt, wie das Auftragsvolumen wächst – und du lernst auch deine Kund*innen und ihr Kaufverhalten durch die intensive Auseinandersetzung mit den Bestellungen recht gut kennen.

Trotzdem können wir allen Onlinehändler*innen nur dazu raten, möglichst frühzeitig auf Buchhaltungssoftware umzusteigen. Wie viel Zeit es eigentlich kostet, Artikelnamen einzutragen, Adressen abzutippen und Steuersätze nur vorsichtshalber noch einmal schnell nachzurechnen, merkt man schließlich erst, wenn all das plötzlich auf einen Klick erledigt ist.

Zwar sind inzwischen auch viele Shopsysteme für die Rechnungsstellung ausgerüstet, doch was diese im Gegensatz zu Buchhaltungssoftware nach wie vor nicht leisten können, ist die Auswertung deiner Rechnungsdaten für die Steuer. Dabei ist es in vielfacher Hinsicht eine enorme Entlastung, wenn du nicht immer wieder nachrechnen musst, wann du wie viel Umsatz erzielt hast.

Umsatzsteuervoranmeldung? Ein Klick im Quartal genügt und schon leitet die Buchhaltungssoftware deine Daten direkt an ELSTER und damit an das für dich zuständige Finanzamt weiter. Und wenn du schon dabei bist, kannst du über diese Schnittstelle auch gleich deine*n Steuerberater*in an Bord holen, denn auch die Buchhaltungssoftware DATEV, die bei der Erstellung deiner Steuererklärung zum Einsatz kommt, kann – wenn du die Berechtigung dazu erteilst – deinen Umsatz direkt aus dem Shopsystem ablesen.

2. Lege die Datenbanken von Onlineshop und Lager zusammen

Genügt ein schneller Blick ins Regal nicht mehr, um deinen Warenbestand zu prüfen, ist das eigentlich ein Grund zum Feiern: Immerhin bedeutet das, dass dein Unternehmen inzwischen einen so großen Umsatz generiert, dass du deinen Warenbestand vergrößern musst, um alle Kund*innen zeitnah beliefern zu können. Gleichzeitig bedeutet das Wachstum im Lager aber auch, dass künftig strikte Organisation angesagt ist. Sobald du nicht mehr auf einen Blick siehst, was du vorrätig hast, brauchst du zuverlässige Lagerlisten, um den Überblick zu behalten.

Ein Warenwirtschaftssystem macht dir und deinem Team dabei das Leben leichter – und das umso mehr, wenn ihr es gleich von Anfang an mit dem Onlineshop verbindet. Anstatt nun zwei Listen zu pflegen, habt ihr damit nämlich nur noch eine einzige Datenbank. Nimmst du einen Artikel aus dem Regal, um ihn zu verschicken, trägst du die Änderung in dein Warenwirtschaftssystem ein, das seinerseits den Bestand des Onlineshops anpasst. Das spart nicht nur Zeit, sondern eliminiert auch eine der größten Fehlerquellen im Online-Vertrieb: versehentlich doppelt oder gar nicht verbuchte Produkte.

3. Nutze Transaktionsmails als Ausgangspunkt für E-Mail-Marketing

Von der Bestellbestätigung über die Versandnachricht bis hin zur kurzen E-Mail zur Bestätigung einer Rücksendung: Sogenannte Transaktionsmails dokumentieren nicht nur die Interaktion deiner Kund*innen mit deinem Shop, sondern tragen maßgeblich dazu bei, die Auftragsabwicklung für alle Beteiligten transparent zu gestalten. Als Mittel zur Kund*innenbindung sind sie daher ebenso wichtig wie für deinen persönlichen Überblick über den Stand der Bestellungen.

In den meisten Onlineshopsystemen kannst du diese Nachrichten ganz automatisch bei Änderung des Bestellstatus versenden. Um die Auftragsabwicklung für deine Kund*innen nachvollziehbar zu machen und die Vorfreude auf deine Produkte zu schüren, genügt dieser automatisierte Mailversand bereits. Möchtest du durch geschicktes Onlinemarketing die Kund*innenbindung intensivieren, kannst du mit spezialisierter E-Mail-Software für Onlineshops direkt einen Schritt weitergehen.

Diese Software ermöglicht es dir, die E-Mail-Adressen deiner Kund*innen an einer Stelle zu bündeln. Das macht die Unternehmenskommunikation nicht nur übersichtlicher, sondern ermöglicht dir auch, Newsletter, Umfragen oder Rabattcodes an Bestandskund*innen zu verschicken. Je nach Software kannst du sogar Interessent*innen, die deinen Onlineshop vor dem Check-out verlassen haben, an die Produkte erinnern, die noch in ihrem Warenkorb liegen.

Diese Form der Marketing-Automation erlaubt es dir, mit geringem Aufwand wirkungsvolle Beziehungspflege zu betreiben und deinen Kund*innen ein Gefühl von persönlicher Kommunikation zu vermitteln – ohne dass du Stunden damit zubringen musst, Mailverteiler für verschiedene Zielgruppen einzurichten.

Deine wichtigste Ressource als Onlinehändler*in ist Zeit: deine eigene und die deiner Mitarbeiter*innen. Alles, was euch davon abhält, euch konzentriert euren Aufgaben im Unternehmen zu widmen, bremst euer Wachstum. Als besonders großer Zeitfresser erweist sich das Retourenmanagement.

Es liegt in der Natur der Sache, dass sich Rücksendungen für Onlinegeschäfte nicht planen lassen, sodass dir nichts übrig bleibt, als auf jede Retoure individuell zu reagieren. Je strategischer du die Abläufe in der Auftragsabwicklung vorbereitet hast, desto schneller kannst dabei aber wieder zum Tagesgeschäft zurückkehren.

Ein*e Kund*in hat einen Artikel zurückgeschickt? Ein Klick in der Buchhaltungssoftware storniert die Bestellung, eine Eingabe im Warenwirtschaftssystem aktualisiert den Lagerbestand. Dann noch mit einem weiteren Klick eine vorbereitete Umfrage zum Grund der Retoure verschicken – und schon kann es weitergehen.

Je mehr Aufgaben sich auf diese Weise verbinden lassen, desto mehr kannst du erreichen, ohne dafür Überstunden in Kauf zu nehmen. In diesem Sinne: Work smart, not hard.

Titelbild von NordWood Themes. Weitere Bilder von Kelly Sikkema und Scott Graham.