Wie Automatisierungen eure Bestellabwicklung erfolgreich  transformieren

von Jana Klingelhöfer – 8 Min Lesedauer
zuletzt aktualisiert 25.01.2022

Immer mehr Online-Händler:innen setzen die Automatisierung ihrer Auftragsabwicklung zu ihrem Vorteil ein, der klar auf der Hand liegt: die enorme Zeitersparnis, die die Automatisierung mit sich bringt, können in den Ausbau ihres Online-Businesses investiert werden.

Denn mit Automatisierungen sparst ihr euch nicht nur Zeit und Ressourcen, sondern könnt auch die Zufriedenheit eurer Kund:innen nachhaltig steigern, die Fehlerquote in eurem Unternehmen reduzieren und somit die Motivation eurer Mitarbeiter:innen verbessern. Doch um die vollen Potenziale aus den Automatisierungen eurer Auftragsabwicklung auszuschöpfen gibt es Herausforderungen zu meistern. Alle Daten sollten in einer Softwarelösung wie Billbee zusammenlaufen und perfekt mit allen weiteren eingesetzten Systemen harmonieren.

1. 4 Einsatzbereiche für Automatisierungen in der Auftragsabwicklung

Dass Automatisierungen sich lohnen und eine große Menge an Arbeit abnehmen können, ist schon lange kein Geheimnis mehr. Jede Softwarelösung hat mittlerweile Automatisierungen in der einen Art oder Weise bereits integriert. Ob Marketing-Automatisierung, Automatisierungen im Support oder die klassischen Automatisierungen im Newsletter-Marketing – die Möglichkeiten und Einsatzgebiete im E-Commerce sind vielfältig. Welchen Automatisierungen im Bereich der Auftragsabwicklung ihr Beachtung schenken solltet, zeigen wir euch jetzt:

1.1. Bestandsverwaltung automatisieren

Überverkäufe sind eine Horrorvorstellunge für alle Online-Händler:innen. Denn die Unannehmlichkeiten, die mit Überverkäufen einhergehen, führen zu verärgerten Kund:innen. Und diese hinterlassen nicht selten eine schlechte Bewertung über euren Online-Shop. Da Vorsicht besser als Nachsicht ist, solltet ihr eure Lagerbestände stets im Blick behalten. Je größer eure Produktpalette ist und auf je mehr Plattformen ihr eure Artikel verkauft, desto mehr Zeit nimmt die Lagerbestandsverwaltung in Anspruch.

Mit einem Tool, in dem alle Bestelldaten zusammenlaufen und wo ihr alle eure Artikelbestände zentral verwalten könnt, können Überverkäufe und damit auch verärgerte Kund:innen vermieden werden. Die Datensynchronisierung findet dank dem eingesetzten Tool automatisch und plattformübergreifend statt, sodass ihr nicht mehr manuell alle Artikelbestände updaten müsst.

1.2. Zahlungsmanagement automatisieren 

 “Ist die Rechnung von Bestellung XY schon gezahlt?” – Eine Fragestellung, die tagtäglich in E-Commerce Unternehmen gestellt wird.

Lang her sind die Zeiten, in denen ihr eure Kontoauszüge manuell prüfen musstet, um die Zahlungen den entsprechenden Bestellungen zuzuordnen. Mit einem automatisierten Zahlungsmanagement habt ihr immer im Überblick, welche eurer Rechnungen schon gezahlt sind. Durch die Anbindung eurer verwendeten Zahlungsdienstleister (wie bspw. Klarna oder PayPal) und auch eures Geschäftskontos eurer Hausbank an ein entsprechendes Tool übernimmt dieses den “Matching-Prozess” für euch. Natürlich ist es auch möglich die Zahlungserinnerungen und das Mahnwesen zu automatisieren.

 

 

Zahlungsmanagement leicht gemacht

Dem Zahlungsabgleich zwischen euren Zahlungen und euren Bestellungen geht aber natürlich die Rechnungsstellung und der Versand der Rechnung vorweg. Die automatisierte Erstellung und der automatisierte Versand einer Rechnung an Kund:innen zählt zu den Klassikern unter den Automatisierungen und ist häufig der Einstieg für Online-Händler:innen in die Welt der Automatisierungen.

1.3. Kundenkommunikation automatisieren

Die Anzahl der E-Mails, die ein:e Kund:in im Laufe ihres Bestellprozesses erhält, ist nicht zu unterschätzen. Bestellbestätigungen, Versandbestätigungen mit oder ohne Trackinginformationen und Bewertungsanfragen nach Abschluss der Bestellung sind nur ein paar wenige Beispiele. Diese E-Mails bedürfen auch jedes Mal bestellspezifische Daten, wie bspw. Bestellnummern, Rechnungsnummern oder der Name eurer Kund:innen.

Mithilfe von automatisierten Kundenbenachrichtigungen auf Basis des Status, in dem sich eine Bestellung befindet, könnt ihr euch eine Menge Zeit sparen. Vorbei sind die Zeiten, in denen ihr aus Textbausteinen und den Bestelldaten alle E-Mails einzeln zusammenkopiert habt. Sind eure Automatisierungen erst einmal ausgereift und gut aufeinander abgestimmt, müsst ihr keine dieser E-Mails mehr selbst schreiben. Und das Beste: Eure E-Mails verlieren nicht die persönliche Note, da Daten aus Bestellungen automatisch eingefügt werden. So könnt ihr auch weiterhin Kund:innen persönlich ansprechen, ohne jeden Namen einzeln in die E-Mails einzufügen.

1.4. Eurer​​ Kreativität sind keine Grenzen gesetzt

Die Automatisierung der Bestandsverwaltung, des Zahlungsmanagements und der Kundenkommunikation sind nur drei Teilbereiche, die ihr in eurem Online-Business automatisieren könnt. Doch die Möglichkeiten, wie ihr Automatisierungen einsetzen könnt, sind unerschöpflich und ganz an eure individuellen Workflows anpassbar. So könnt ihr z. B. auch die folgenden Dinge automatisieren:

  • Automatisierte Exporte (bspw. DATEV-Exporte an Steuerbüros)
  • Automatisierte Erstellung von Versandlabels
  • Automatisiertes Fulfillment mit Partnern wie Alaiko
  • Automatisierter Versand von digitalen Goodies zur Kundenbindung
  • Verkettung von verschiedenen Automatisierungen (sodass z. B. die Versandbestätigung inkl. Trackinginformationen automatisch versendet wird, wenn die Zahlung der Bestellung zugeordnet wurde)

2. Das richtige Tool für Automatisierungen finden

Der Markt für Softwarelösungen, die Automatisierungen anbieten, umfasst mehrere Seiten der Google-Suche. Viele Tools ähneln sich, weshalb es schwierig sein kann, die richtige Lösung für die eigenen Anforderungen zu finden. Wir haben drei Fragen zusammengestellt, die euch bei der Tool-Auswahl helfen können:

2.1. Können alle relevanten Schnittstellen an das Tool angebunden werden? 

Als Online-Händler:innen nutzt ihr wahrscheinlich eine recht große Menge an Tools und Softwarelösungen für die unterschiedlichsten Anwendungsfälle. Für euer Shopsystem (bspw. Shopify oder WooCommerce) und die Marktplätze, auf denen ihr verkauft (z.B. Amazon oder eBay), ist es unabdingbar, dass sie an euer gewähltes Tool zur Automatisierung eurer Auftragsabwicklung angebunden werden können. Denn auch erst dann, wenn all eure Bestelldaten in nur einem Tool zusammenlaufen, könnt ihr die die vollen Potenziale der Automatisierungen ausschöpfen.

Aber ihr nutzt höchstwahrscheinlich noch viele weitere Anbieter für die Auftragsabwicklung. Dazu gehören Versanddienstleister (wie bspw. DHL oder Hermes), Zahlungsanbieter (bspw. PayPal oder Klarna), Buchhaltungssysteme (z. B. sevDesk oder Lexoffice) oder Fulfillmentdienstleister wie Alaiko. Daher solltet ihr darauf achten, dass auch diese Anbieter an das Tool zur Automatisierung angebunden werden können, denn nur eine vollumfängliche Integration aller von euch genutzten Lösungen erleichtert eure tägliche Arbeit.

 

Die richtige Toolauswahl mit ausgereifter Planung

 

 

 

 

2.2. Ist das Tool skalierbar?

Erinnert euch zurück an die Anfänge eures Online-Shops: Die Bestellzahlen sind noch überschaubar, euer Lager befindet sich vielleicht sogar noch in der heimischen Garage. Doch wenn euer Online-Shop wächst und wächst, dann sollte auch euer für die Automatisierungen gewähltes Tool mitwachsen!

Ihr solltet euch also die Frage stellen, ob das Tool mit einer größeren Anzahl an Bestellungen umgehen kann, was aber bei den meisten Tools der Fall ist. Aber wie verhält sich dann die preisliche Entwicklung? Sinnvoll ist in diesem Fall ein Tool, welches ein Preismodell nutzt, bei dem der Preis pro Bestellung günstiger wird, wenn ihr mehr Bestellungen über dieses Tool abwickelt.

2.3. Kann das Tool langfristig eingesetzt werden?

 

Mit der Skalierbarkeit geht auch der Gedanke einher, ob ihr das Tool zur Automatisierung eurer Auftragsabwicklung langfristig einsetzen könnt. Wenn ihr als Multichannel– oder Omnichannel-Händler:in agiert, dann ist es unumgänglich, dass ihr euch euren Plan für die kommenden Jahre anschaut.

Ein Tool zur Automatisierung eurer Auftragsabwicklung ist z. B. die cloudbasierte Softwarelösung Billbee. Mit mehr als 100 Schnittstellen zu vielen weiteren Tools (Shopsysteme, Marktplätze, Versanddienstleister, uvm.) wickelt ihr eure After-Sales-Prozesse in nur einer Software ab. Dadurch können eure Automatisierungen bestmöglich und clever aufeinander abgestimmt werden, sodass ihr alle Vorteile der Automatisierung für euch nutzen könnt.

Titelbild von Bench Accounting. Weitere Bilder von Firmbee.com und UX Indonesia

 

Jana Klingelhöfer

Content Manager bei Billbee

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