Fulfillment-Leistungen und Kosten im Überblick

von Carolina Engl – 5 Min Lesedauer
zuletzt aktualisiert 3.2.2021 

Du weißt es, wir wissen es – und rund um den Globus ächzen zahllose Onlinehändler*innen mit uns gemeinsam, wenn sie nur daran denken: Es gibt Tage, an denen jede neue Bestellung erst Jubel und dann großen Stress auslöst, weil einfach nie genug Zeit bleibt, um Lagerverwaltung, Kommissionieren und Verpacken in aller Ruhe anzugehen.

Je schneller dein Unternehmen wächst, desto anstrengender gestaltet sich das ständige Hin und Her zwischen den Aufgaben. Eigentlich solltest du ja gerade die Produktfotos im Onlineshop aktualisieren – aber wer versendet dann die Ware? Und wenn du deine*r Mitarbeiter*in das Packband in die Hand drückst: Bleiben dann nicht die E-Mails liegen?

Anstatt sich mit chaotischen Workflows herumzuärgern oder gar Ressourcen, die an anderer Stelle gewinnbringender investiert wären, für den Aufbau einer eigenen Versandabteilung zu verwenden, setzen immer mehr Unternehmer*innen auf Fulfillment. Indem du die Auftragsabwicklung auslagerst, kannst du deinen Kund*innen ein umfangreiches Sortiment und zügigen Versand anbieten – und dich gleichzeitig auf das konzentrieren, was du am besten kannst.

Ob sich das für dich rentiert? Höchstwahrscheinlich, denn dank modularer Preissysteme und oft erstaunlich hoher Einsparungen profitieren vom E-Commerce-Profi bis hin zu frischgebackenen Gründer*innen Unternehmer*innen unterschiedlichster Branchen davon, durch Fulfillment endlich Kopf und Hände freizubekommen.

In diesem Artikel haben wir eine Übersicht der Dienstleistungen im Fulfillment für dich zusammengestellt. Lies jetzt, wie du deine Kosten für die Auftragsabwicklung senken kannst und woran du ein gutes Angebot für dein persönliches Fulfillment-Paket erkennst.

Welche Leistungen kannst du durch Fulfillment auslagern?

Fulfillment bedeutet Auftragsabwicklung – und die beginnt typischerweise mit der Annahme einer Bestellung. Im E-Commerce übernimmt dein Onlineshop diesen Arbeitsschritt automatisch, sodass es sich hier noch nicht lohnt, über Outsourcing nachzudenken. Aber alles, was danach kommt, kann ein Fulfillment-Anbieter für dich übernehmen: Kommissionieren, Verpacken und Versand, aber auch die Lagerhaltung, ohne die all diese Arbeitsschritte gar nicht möglich wären.

Indem du diese Prozesse auslagerst, senkst du die Lagerkosten und sorgst gleichzeitig dafür, dass deinen Mitarbeiter*innen und dir mehr Zeit für das bleibt, was in deinem Business wirklich wichtig ist. Wenn ihr eure eigentlichen Aufgaben nicht unterbrechen müsst, um die Bestellungen zu bearbeiten, könnt ihr von der Produktentwicklung bis zum Marketing all jene Prozesse voranbringen, die für das nachhaltige Wachstum eines Unternehmens essenziell sind.

Das ist aber noch längst nicht alles: Auch das Retourenmanagement kannst du dem Fulfillment-Anbieter deines Vertrauens übertragen. Das hat für dich als Onlinehändler*in gleich zwei Vorteile. Zum einen musst du eventuelle Retouren nicht ins Tagesgeschäft integrieren, wann immer sie dich erreichen – und zum anderen kannst du die Gründe für Schäden und Rücksendungen auswerten, ohne dafür erst mühsam Daten zu erheben.

Dein Fulfillment-Anbieter muss ohnehin jede eingehende Rücksendung verbuchen, um den Überblick über den Lagerbestand zu behalten. Da ist es ein echtes Kinderspiel, die Retouren auch gleich nach Gründen zu sortieren und dir so dabei zu helfen, deine Kund*innen in Zukunft noch ein klein wenig glücklicher zu machen.

Fulfillment: die Leistungen und ihre Kosten

Um sicherzustellen, dass Händler*innen mit ganz unterschiedlichem Umsatz die Auftragsabwicklung auslagern können, ohne dafür die Preise in ihren Onlineshops deutlich anheben zu müssen, sind im Fulfillment modulare Preissysteme weitverbreitet. Die meisten Anbieter verbinden dabei eine feste Grundgebühr mit variablen Posten für die einzelnen Dienstleistungen. Die pauschal berechnete Grundgebühr pro Monat deckt die Koordination zwischen Onlinehändler*in und Fulfillment-Center ab, während die Fulfillment-Leistungen individuell abgerechnet werden – so, dass du nur das bezahlst, was du im jeweiligen Monat auch wirklich gebraucht hast.

Wareneingang: Gut organisiert ist halb verschickt

Der allererste Schritt im Fulfillment besteht darin, deine Produkte aus deinem eigenen Lager oder direkt aus der Produktion ins Lager deines Fulfillment-Anbieters zu befördern. Das bringt einerseits Speditionskosten mit sich und andererseits Kosten für den Wareneingang. Immerhin müssen deine Produkte vor Ort verräumt und in den Lagerbestand eingepflegt werden, damit sie später schnell und zuverlässig kommissioniert werden können.

Um sicherzugehen, dass alle Artikel den Transport gut überstanden haben und bereit für den Weiterversand sind, wird bei dieser Gelegenheit meistens auch noch ein schneller Qualitätscheck durchgeführt.

Diese organisatorische Vorarbeit fließt in die Kostenkalkulation ein. Manche Anbieter berechnen die Warenannahme nach Stückzahl, andere nach Zeit – und wieder andere machen die Kosten am Produkt fest, weil das Einlagern empfindlicher Waren einfach ein bisschen länger dauert. Erkundige dich in diesem Fall am besten, welche Stückzahl an Produkten pro Stunde durchschnittlich bearbeitet wird: So kannst du zumindest grob überschlagen, was an Kosten für die Warenannahme auf dich zukommt.

Was kostet die Warenannahme?

  • Annahme und Qualitätsprüfung: einmalig 1,30-2,00 Euro pro Paket oder Palette
  • Einlagern: einmalig 1,50-4,00 Euro pro Paket oder Palette

Auch in puncto Lagerung deiner Waren kann Outsourcing deine Ausgaben reduzieren.

 

Lagerhaltung: So bleiben deine Produkte in Bestform

Der Kostenfaktor eines Fulfillment-Angebots ist die Lagerhaltung. Jeder Artikel, den dein Fulfillment-Anbieter für dich einlagert, braucht schließlich seinen Platz und je nach Produkttyp vielleicht auch besondere Pflege. Das betrifft vor allem verderbliche Waren wie Lebensmittel, die kühl oder dunkel gelagert werden müssen, aber auch eine Vielzahl anderer Artikel reagiert sensibel auf Umgebungsfaktoren. Variiert beispielsweise die Luftfeuchtigkeit im Lager je nach Wetter, können sich Textilien mit Wasser vollsaugen. Die Folge? Schwankendes Gewicht, unnötig hohe Versandkosten und schlimmstenfalls auch Schäden am Produkt selbst.

Steht dir keine ideal auf deine Produkte eingestellte Lagerfläche zur Verfügung, erweist sich Outsourcing zumeist als deutlich günstiger als Einrichtung und Betrieb eines eigenen Lagers, das komplexen Umweltbedingungen gerecht wird. Sowohl für Unternehmen, die sich auf verderbliche oder anderweitig sensible Produkte spezialisiert haben, als auch für Onlinehändler*innen, die für einen kleinen Teil ihres Sortiments ein separates Lager betreiben müssten, birgt Fulfillment daher besonders großes Sparpotenzial.

 

Was kostet die Lagerhaltung?

  • Lagerung im Regal: täglich 0,05-0,20 Euro pro Stellplatz im Regal
  • Lagerung in der Palette: täglich 0,20-0,40 Euro pro Palettenstellplatz

Pick und Pack: Auswählen, einpacken – und los geht’s!

Ist in deiner Kostenaufstellung von „Pick und Pack“ die Rede, sind damit die beiden wichtigsten Dienstleistungen im Fulfillment gemeint: Kommissionieren und Verpacken. Anhand einer sogenannten Kommissionier- oder Pickliste werden die Artikel für eine Bestellung aus dem Lager geholt und dann versandfertig gemacht. Je mehr Artikel eine Sendung umfasst, desto länger dauert dieser Prozess natürlich. Aus diesem Grund werden die Kosten für diesen Arbeitsschritt anhand der einzelnen Picks and Packs im Abrechnungszeitraum berechnet:

  • Zahl der Picks: Wie viele Artikel mussten aus dem Lager geholt werden?
  • Zahl der Packs: Wie viele Sendungen wurden verschickt?

Sowohl für Picks als auch für Packs gibt es dabei eine Grundgebühr, die du für deine Kalkulation separat durchleuchten solltest.

 

Wie viele Picks bedeutet ein Artikel in deinem Onlineshop?

Berechnet ein Anbieter eine Grundpauschale pro Bestellung, finde unbedingt heraus, wie viele Picks diese enthält und wie hoch der Preis für zusätzliche Artikel pro Sendung ist. Achte außerdem auf die exakte Wortwahl: Berechnet der Anbieter den Pick-Preis pro Artikel oder pro Stock Keeping Unit (SKU)?

 

Die SKU ist ein Begriff aus der Logistik und bezeichnet eine Einheit, die an einer ganz bestimmten Stelle im Lager aufzufinden ist – ein Gesamtpaket, das auch mehrere Artikel enthalten kann, wenn diese im Set verkauft werden. Angenommen, du verkaufst in deinem Onlineshop Notizblöcke, sowohl einzeln als auch in günstigeren Sparpackungen zu je fünf Stück. Die Sparpackung kann in diesem Fall eine SKU sein oder fünf einzelne Artikel, was eine Differenz von vier Picks pro Pack ausmacht. Kostet ein Pick beispielsweise 80 Cent, kostet das Kommissionieren derselben Sendung bei Berechnung pro SKU 80 Cent, bei Berechnung pro Pick hingegen 4,00 Euro.

 

Was ist im Pack-Preis enthalten?

Der Grundpreis für die Packs enthält gewöhnlich das Versandmaterial und Porto, kann aber je nach Angebot auch weit über diese Basics hinausreichen. Ist das Öffnen deiner liebevoll zusammengestellten Päckchen für deine Kund*innen fester Teil des Einkaufserlebnisses, gibt es beispielsweise individuell auf dein Unternehmen und deinen Stil zugeschnittene Fulfillment-Optionen. Personalisierte Angebote für Pick und Pack decken so etwa das Beilegen von Werbematerial, die Verwendung deiner personalisierten Verpackungsmaterialien und sogar dekorative Details wie das Einschlagen einzelner Produkte in Seidenpapier ab.

 

Was kosten Pick und Pack?

  • Kommissionieren: je nach Gewicht der Artikel 0,80-1,50 Euro pro Pick
  • Verpacken: je nach Umfang der Sendung 0,30-1,00 Euro pro Pack
  • Verpackungsmaterial: je nach Größe und Material 0,30-2,00 Euro pro Sendung
  • Porto: je nach Gewicht und Größe der Sendung und auch je nach Anbieter sehr unterschiedlich

Je nach Material und Größe kann der Pack-Preis variieren.

 

Abwicklung von Retouren: Bester Service für deine Kund*innen

Hast du das Lager erst einmal ausgelagert, bietet es sich an, auch gleich das Retourenmanagement an deinen Fulfillment-Anbieter zu übergeben: So können Produkte schnellstmöglich umgetauscht und Rücksendungen ohne Umwege wieder in den Lagerbestand aufgenommen werden. Welche Leistungen dein Fulfillment-Anbieter dabei übernimmt, könnt ihr individuell abstimmen: Möchtest du deinen Kund*innen nicht nur Rücksendung und Umtausch, sondern vielleicht sogar Reparaturen ermöglichen, ist auch die Zusammenarbeit mit entsprechenden Dienstleistern möglich.

 

Was kostet Retourenmanagement?

  • Annahme und Überprüfung der Ware: 2,00-4,50 Euro pro Sendung
  • Hinzu kommen die Kosten für erneute Einlagerung der Retoure und bei Bedarf der Versand eines Ersatzproduktes

Transparenz, Flexibilität und intensive Beratung: Das macht gutes Fulfillment aus

Ein seriöses Fulfillment-Angebot zeichnet sich dadurch aus, dass es einerseits eine transparente Kostenaufstellung umfasst und andererseits individuell auf dein Unternehmen zugeschnitten ist. Eine konkrete Fulfillment-Kosten-Definition kann daher nicht gegeben werden. Das ist auch der Grund dafür, dass wir dir anstelle konkreter Preise immer eine Skala für die einzelnen Dienstleistungen nennen können und wollen: Gutes Fulfillment darf niemals 08/15 sein, weil das deinen Produkten und auch den Arbeitsabläufen in deinem Unternehmen einfach nicht gerecht wird – was aber keineswegs bedeutet, dass du dich auf intransparente Angebote einlassen musst.

Auch wenn jedes Projekt eine individuelle Gesamtkalkulation erfordert, sollten die Preise für die einzelnen Dienstleistungen von Anfang an transparent sein. Nur so kannst du herausfinden, welche Arbeitsschritte sich in welcher Kombinationen für dein Unternehmen als sinnvoll erweisen. Rechnet es sich beispielsweise, eine große Lieferung ans Lager zu legen, von der du dann lange zehrst? Oder bedeutet es trotz etwas höherem Aufwand insgesamt geringere Kosten, wenn du die Lagerbestände klein hältst und bei Bedarf einfach ein paar Sendungen mehr schickst?

Indem du die Auftragsabwicklung auslagerst, befreist du deinen Arbeitsalltag von Aufgaben, die dich davon abhalten, dich auf das zu konzentrieren, was du am besten kannst. Umso wichtiger ist daher, dass von Anfang an alles rund läuft. Bevor du dich für einen Anbieter entscheidest, solltest du daher nicht nur ein unverbindliches Angebot einholen, sondern dir auch Zeit für intensive Beratung nehmen. So stellst du sicher, dass dein Fulfillment-Anbieter die Workflows in deinem Unternehmen versteht und genau dort mit anpackt, wo du ihn brauchst.

 

Titelbild von Kelly Sikkema. Weitere Bilder von Tiger Lily und Karolina Grabowska.

Carolina Engl
Content Marketing Manager

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